Via mijn site krijg ik zeer regelmatig aanvragen voor het inspreken van voicemails, Interactive Voice Respons (IVR) systemen, en andere telefoonsystemen en menu’s. Ik zie dus een hoop tekst voorbij komen, en spreek daar het meerendeel van in. Niet alles, want als een tekst echt niet goed communiceert, oftewel gewoon erg slecht is, koppel ik dat terug aan de opdrachtgever. Vaak vraagt de klant mij dan de tekst te herschrijven. Geen probleem, dit zie ik wel als een aparte opdracht.

Wil je een telefoonsysteem of voicemail in laten spreken en is er geen goede tekstschrijver voorhanden, dan geef ik je hierbij wat tips die je op weg kunnen helpen.

Tips voor goede voicemail of telefoonsysteem teksten

1. Begin met een begroeting.

Een simpel ‘ goedendag’ of ‘hallo’ volstaat. Het is net wat vriendelijker dan wanneer de beller meteen hoort:”Dit is de voicemail van Jan Jaap”.

2. Geen ‘ik’

Als je een voicemail in laat spreken, gebruik dan geen ‘ik’ teksten. Immers, eLine voice over spreekt je voicemail in, en niet jij. Dit lijkt logisch maar is toch nog een vaak geziene fout.

3. Sluit af

Net als dat het leuk is je telefoonmenu met een begroeting te beginnen, is het ook aardig om het af te sluiten met bijvoorbeeld ‘Dank u wel’.

4. Zet niet overal ‘uur’ achter

Vaak worden er in telefoonteksten openingstijden gecommuniceerd. ‘Wij zijn geopend van … tot .. uur’. Als je achter alle tijden het woord ‘uur’ plaatst kan dat wat overdadig voelen.

“Wij zijn geopend van negen uur tot vijf uur”. Mooier is: “ Wij zijn geopend van 9 tot 5 uur”.

5. Notatie telefoonnummers

Het is belangrijk, voor de alliteratie, dat telefoonnummers goed uitgesproken worden. Zet daarom puntjes tussen de cijfers die je als eenheid wilt heben uitgeproken.

020-3692348

Kan je als volgt noteren:

0.20- 3.69.23.48

wat resulteert in de uitspraak:”nul twintig drie negenenzestig drieëntwintig achtenveertig”

6. Notatie tijden

Let ook op hoe u bepaalde tijden uitgesproken wilt hebben.

01.00: wordt uitgesproken als “één”

12.00: wordt uitgesproken als “twaalf”

13.00: wordt uitgesproken als “één”

24.00 wordt uitgesproken als “twaalf”

7. Notatie e-mail adressen

Een “@” wordt uitgesproken als “et”. Wilt u hier “apestaartje” horen, zet dit er dan bij.

Iets wat wel eens vergeten wordt: als u voor het webadres “www” uitgesproken wilt hebben, zet dit er dan bij.

“U kunt me bereiken via eline@elinevoiceover.nl of neemt u eens een kijkje op www.elinevoiceover.nl”

resulteert in de uitspraak:

“U kunt me bereiken via eline et  eline voiceover punt en el of neemt u eens een kijkje op weeweewee punt elinevoiceover punt nl”

8. Maak het niet langer dan nodig

Mensen willen niet lang wachten aan de telefoon. Maak de tekst dus kort en bondig zonder overbodige woorden. Zo is het woord ‘dienstdoend’ bij een dienstdoend medewerker onnodig. In de regel krijg je aan de telefoon nooit een medeweker te spreken die dan net een vrije dag heeft. ‘Wij zijn op dit moment gesloten’; Als ze niet ‘op dit moment’ gesloten waren, had je deze boodschap niet gehoord.  Denk logisch, dus! De kanttekening is dat het soms wel zin heeft om veel woorden te gebruiken, het heeft een bepaalde ‘egards’, een bepaald gevoel van deftigheid.

9. Probeer eens origineel te zijn!

‘ Wij zijn op dit moment gesloten, u kunt na de toon een boodschap inspreken. Wij zullen u dan zo spoedig mogelijk terug bellen’…Deze zin is in minstens 75% van alle telefooncentrales te horen.

10. Niet te lange menu’s

Als je een menu maakt is het het handigst deze niet te lang te maken: verdeel dus eerst de afdelingen in bijvoorbeeld hooguit 5 gedeelten, en maak dan een onderverdeling per afdeling. Bijvoorbeeld:

Wilt u onze administratie spreken, kies 1

Wilt u de afdeling verkoop spreken, kies 2

Heeft u een algemene vraag of opmerking, kies 3.

Kiest de beller ‘2’, kan hij daarna in dit menu terecht komen:

Belt u voor de verkoop van auto’s, kies 1

Belt u voor de verkoop van onderdelen, kies 2

11. Gebruik niet meerdere dezelfde woorden in 1 menu of ‘prompt’

Pas op voor woorden die te vaak voorkomen. ‘bijvoorbeeld’, of ‘momenteel’ zijn instinkers. Meerdere van dit soort (dezelfde) woorden in een tekstje klinkt raar.