Uitstraling bedrijf
Ik kan het me goed voorstellen dat je er als ondernemer niet aan denkt.
Herken je het volgende?
Je hebt een bedrijf opgebouwd, inmiddels 10 of meer werknemers met elk hun eigen afdeling. De zaken gaan goed, er zijn genoeg klanten, er is veel mail verkeer en traffic op de site. Je zorgt dat alles er netjes en professioneel uitziet. Strak logo, keurig brief papier, mooi opgemaakte facturen. Ook op social media lever je een mooi visitekaartje. De facebook updates zijn voorzien van een leuk plaatje, of beter nog een filmpje, op google + ben je te vinden met goed bedrijfsprofiel.
Mooi. Een goede uitstraling is het halve werk (-;
Vriendelijke stem voor telefooncentrale
Nu belt een klant naar de zaak. Maar, iedereen is druk. Hij zal even moeten wachten. Zou het niet mooi zijn als je dan aan eenzelfde professionele uitstraling kunt vasthouden als op al je andere communicatie kanalen?
Geen slecht –of zelfs geen- wachtmuziekje bij je telefooncentrale, maar een vriendelijke stem die je vertelt hoe lang je moet wachten, en wat de andere mogelijkheden voor contact zijn. die je, terwijl je wacht misschien zelfs verteld wat het bedrijf nog meer te bieden heeft.
Geen music-on-hold maar ingesproken bedrijfsinformatie
Als klanten moeten wachten aan de telefoon zetten ze de telefoon vaak op speaker. Hands free. Wel zo makkelijk. Kan je ondertussen gewoon doorwerken. Maak daar gebruik van! Je kan music-on-hold (wachtmuziek) gebruiken, maar beter nog wat informatie over het bedrijf geven.
Inrichten van een telefooncentrale
OK, je bent overtuigd, een telefooncentrale is handig. Maar dan? Welke teksten moeten hier ingesproken worden?
Stel wat teksten op. Inventariseer welke afdeling je hebt binnen het bedrijf. Maak er een mooi menu van. Voorbeelden hiervan en meer tips vind je in een volgend blog, over een week online. Maar zo moeilijk is het niet.
Een tweede wat je goed in de gaten moet houden is het formaat audio wat je in de telefooncentrale kan gebruiken. Niet alle centrales ‘slikken’ mp3 of wave, maar hebben bepaalde codecs nodig. Een heel gedoe, maar eline voice over neemt dat je allemaal uit handen. Neem contact op, dan kletsen we verder.
