Keuze maken voor telefoonteksten inspreken
U bent op zoek naar een stem om telefoonteksten in te spreken. Telefoonteksten kunnen zijn: een welkomsttekst, een voicemail bericht, telefonische doorkies menu’s, een wachtbericht, een melding over de lengte van de wachtrij, informatieve teksten over het bedrijf, en (semi)commerciële teksten. U ziet, dat gaat om een hoop teksten en verschillen. U moet zich afvragen of u dit nodig heeft. Misschien is voor uw bedrijf alleen een professioneel welkomsttekst nodig, waarna de klant (beller) doorgeschakeld wordt naar een medewerker. Heeft uw bedrijf meerdere afdelingen, dan moet u al snel gaan nadenken over goede teksten voor telefonische doorkies menu’s. Hiermee help ik u graag. Dit is namelijk niet zo moeilijk, en er zijn een hoop standaard teksten die u kan gebruiken, of die ik u kan toesturen ter inspiratie.
Gebruik niet meer tekst dan nodig
Heeft u meerdere afdelingen binnen uw bedrijf en wilt u werken met telefoonmenu’s, dan moet u een telefooncentrale gaan inrichten. Bij het inrichten van een telefooncentrale is het belangrijk dat u een heldere structuur heeft. Vaak werkt voor kleinere centrales een boomdiagram het beste. Vanuit de welkomsttekst wordt de klant dan doorgeschakeld naar een telefoonmenu. Voor een groot Europees internationaal bedrijf zou het eerste menu kunnen zijn:
- Voor Nederlands kies 1
- For English, press 2
- Für Deutsch, drücken sie 3
- Pour Francais, tappez 4
Als dit inderdaad geldt, en u heeft een meertalig telefoonmenu nodig, dan ben ik u ook daarmee graag van dienst. Wordt uw bedrijf zelden tot nooit door Frans-, Duits- of Engelssprekende mensen gebeld heeft u deze telefoonteksten niet nodig. Wilt u een internationale uitstraling zou u hier nog over na kunnen denken, maar te veel keuzemenu’s in een telefooncentrale doen meer kwaad dan goed. Mensen wachten namelijk niet graag aan de telefoon.
Information on hold
Als de klant moet wachten tot hij te woord wordt gestaan, is dit ‘ongebruikte’ tijd. Vaak wordt er dan gebruik gemaakt van een wachtmuziekje. Dit is prettig, omdat de klant dan weet dat hij nog aan de lijn is, en nog in de wachtrij zit. In deze ongebruikte tijd zou je de klant ook informatie kunnen geven over het bedrijf. Dit heet information on hold. Hier wordt vaak gebruik van gemaakt om aanbiedingen uit te lichten, de klant te wijzen op informatie over het bedrijf wat wellicht interessant is.
De beste manier om deze informatie on hold te gebruiken is om korte (bijvoorbeeld 10 -20 seconden) telefoonteksten in te laten spreken die tussen de wachtmuziek door uitgezonden worden. Zo weet de klant dat hij nog steeds in de acht staat, en pikt wat leuke informatie over het bedrijf mee.
En dan: de Voice over stem voor telefonie
Als bellers moeten wachten aan de telefoon wekt dat irritatie op. Hoogstwaarschijnlijk heeft ook u wel eens opgehangen omdat u te lang moest wachten, of door steeds maar keuzemenu’s voor uw kiezen te krijgen het gevoel had van het kastje naar de muur gestuurd te worden. Dat is een voorbeeld van een slecht ingerichte telefooncentrale. Wachten, en lang aan de telefoon voordat je persoonlijk contact hebt met een medewerker is zeer irritant.
Een andere grote irritatie factor is een slechte , of slecht verstaanbare telefoonstem. Het lijkt misschien leuk en persoonlijk uw telefooncentrale door een medewerker in te laten spreken, maar vaak pakt dit niet helemaal goed uit. Door dit door een ervaren professionele voice over voor telefonie te laten doen, weet u zeker dat de stem geen irritatie opwekt bij uw bellers. Ik ben u graag van dienst!
